«В.В. Алферов _ 2005 г. система защищенного электронного документооборота КОНТУР-ЭКСТЕРН Версия 5.0 Руководство пользователя Дополнительная книга «Банки». Документооборот банка. ЗАО «ПФ «СКБ Контур» ...»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «ПФ «СКБ Контур»

__________________В.В. Алферов

"___" __________ 2005 г.

система защищенного

электронного документооборота

КОНТУР-ЭКСТЕРН

Версия 5.0

Руководство пользователя

Дополнительная книга «Банки».

Документооборот банка.

ЗАО «ПФ «СКБ Контур»

Екатеринбург

2000-2005

1. ВВЕДЕНИЕ

2. СООБЩЕНИЯ И ИЗВЕЩЕНИЯ БАНКА

3. ОТПРАВЛЕННЫЕ СООБЩЕНИЯ (ИЗВЕЩЕНИЯ) БАНКА

4. РЕШЕНИЯ О ПРИОСТАНОВЛЕНИИ (ВОЗОБНОВЛЕНИИ)БАНКОВСКИХ ОПЕРАЦИЙ......... 6

1. Введение Кредитные организации (банки) обязаны, в соответствии с действующим законодательством, направлять в налоговые органы информацию об открытии, закрытии или изменении реквизитов обслуживаемых счетов юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Приказ МНС России №БГ-3-24/180@ от 04.03.2004 года позволяет банкам выполнять эту обязанность в электронном виде, посредством отправки сообщений в виде файлов установленного формата с электронной цифровой подписью.

Кредитные организации в ходе своей деятельности регулярно получают из налоговых органов решения о приостановлении операций по счетам юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. На основании приказов ФНС России №САЭ-3-24/401 от 30.06.2004 года и №№САЭ-3-24/21@ от 03.11.2004 года налоговые органы направляют свои решения в банки в электронном виде с электронной цифровой подписью. С 01.01.2006 года решения о приостановлении операций по счетам будут направляться в банки только в электронном виде.

Система «Контур-Экстерн» содержит в своем составе модули, поддерживающие оба эти режима документооборота. Банк, подключенный к системе «Контур-Экстерн», вне зависимости от того, использует ли он сервисы сдачи налоговой и бухгалтерской отчетности, имеет возможность отправлять сообщения и получать решения в электронном виде.

Настоящая дополнительная брошюра руководства пользователя системы «Контур-Экстерн»

предназначена исключительно для абонентов системы, являющихся кредитными организациями (банками) и осуществляющими посредством системы автоматизацию документооборота банка с налоговым органом в части отправки сообщений об открытии/закрытии/изменении счетов и получения решений о приостановлении операций по счетам. В брошюре в иллюстрированной форме кратко представлены основные этапы технологических процессов, связанных с работой кредитной организации в системе «Контур-Экстерн».

Функциональные возможности системы «Контур-Экстерн» относительно документооборота банка аналогичны возможностям системы по работе сдокументами налоговой и бухгалтерской отчетности (книга 1 руководства пользователя) и включают:

• прием данных из файла установленного формата;

• заполнение форм отчетности на сервере системы;

• прохождение форматно-логического контроля на сервере системы;

• возможность печати отправленных файлов;

• возможность загрузки архива данных в зашифрованном виде у себя на рабочем месте;

• сохранение расшифрованных данных по решениям о приостановлении банковских операций в папку;

2. Сообщения и извещения банка Во время первого сеанса работы банка в системе «Контур-Экстерн», так же, как и в случае с налоговой, бухгалтерской отчетностью, необходимо заполнить реквизиты отправителя. Для этого необходимо зайти в пункт основного меню «Настройки - Реквизиты плательщика» и заполнить все данные (подробнее см. в книге 1 руководства пользователя).

Для того чтобы начать работу с одним из типов документов банка, следует выбрать пункт служебного меню «Документооборот банка» и выбрать одну из банковских форм отчетности актуального формата - сообщение банка (об открытии или закрытии счета), извещение банка (об изменении номера счета), либо решения о приостановлении банковских операций.

Как было сказано ранее, есть два способа подготовки файла банковской формы к отправке, один из них – это импорт данных из файла. Прием файлов с сообщениями об открытии/закрытии счета, а так же с извещениями об изменении счета производится полностью аналогично приему файлов налоговой и бухгалтерской отчетности.

Второй способ подготовки файла банковской формы – это заполнение данных формы на сервере системы. Заполнение формы начинается с заполнения реквизитов формы, они вызываются нажатием кнопки «Реквизиты» в основном меню системы. В открывшемся диалоговом окне нужно ввести ряд реквизитов кредитной организации (рис.1), для сохранения введенных данных следует воспользоваться одной из кнопок навигации, расположенных внизу экрана. После заполнения реквизитов формы можно перейти к заполнению непосредственно формы, воспользовавшись кнопкой «Редактирование».

Рис.1. Заполнение реквизитов формы

После того, как данные загружены в форму или заполнены непосредственно на сервере, следует пройти форматно-логический контроль на сервере. Осуществляется переход к этапу «Контроль и отправка» в соответствии с пунктом основного меню системы. Если на контроле ошибок не обнаружено, система предложит передать подготовленный файл, в противном случае система сообщит об обнаруженных ошибках. Тогда следует вернуться в «Редактирование», исправить найденные ошибки и повторить процедуру проверки файла.

Этапы передачи сообщения (извещения) банка полностью совпадают с этапами передачи налоговой и бухгалтерской отчетности (книга 1). Поэтапное продвижение по кнопкам «Подписать»/ «Зашифровать»/ «Передать» можно заменить нажатием кнопки «Выполнить все действия сразу».

Дата передачи файла, отраженная в подтверждении специализированного оператора связи является датой предоставления формы отчетности, так же как и в случае с налоговой, бухгалтерской отчетностью.

На основании приказа МНС России от 4 марта 2004 г. № БГ-3-24/180@ с момента отправки банковской формы отчетности в течение трех рабочих дней отправитель (кредитная организация) должен получить информационное письмо, подписанное ЭЦП уполномоченного лица налогового органа. Если в сообщении (извещении) банка были обнаружены ошибки, то вместо информационного письма приходит протокол ошибок. Протокол ошибок направляется налоговым органом в адрес банка не позднее следующего рабочего дня после получения от банка сообщения После получения протокола ошибок банк уточняет реквизиты сообщения (извещения).

(извещения) и направляет новое сообщение (извещение). При этом для сообщения используется новый номер бланка.

3. Отправленные сообщения (извещения) банка Для работы с архивом переданных в налоговый орган сообщений (извещений) банка, в системе предусмотрены доступные через основное меню реестры:

• незавершенные документы;

• все документы;

• архивные документы.

В реестр «Незавершенные документы» включены переданные сообщения (извещения), документооборот по которым еще не завершен. Этим пунктом меню удобно пользоваться для получения наглядной картины состояния недавно переданных документов.

В реестр «Все документы» включены документы банковской отчетности, документооборот по которым завершен (кроме архивных), а также и незавершенные документы.

В реестр «Архивные документы» можно для удобства и упорядочения работы переместить давно обработанные документы из реестра «Все документы», чтобы при его просмотре каждый раз не выводился полный список переданных сообщений (извещений). Незавершенные документы не следует переносить в архив.

В режиме просмотра того или иного реестра отправленных сообщений (извещений) банка отображаются: дата отправки, имя файла, статус, который говорит о том, на каком этапе технологического процесса документооборота находится сообщение. По сочетанию клавиш [Shift+F9] для выделенного документа или группы документов выполняется загрузка архива файлового архива на рабочее место пользователя. Абонент получает файлы документальной базы в виде одного архива формата ARJ. В архив загружаются зашифрованные файлы. Расшифровка архива производится с помощью специальной утилиты, которая находится на клиентском компактдиске.

Чтобы посмотреть более подробную информацию о статусе документа и просмотреть (распечатать) подтверждение оператора связи, информационное письмо или протокол приема, нужно выделить требуемое сообщение (извещение) клавишей [Insert], или левой клавишей мыши, и нажать клавишу [F9], или кнопку «Сведения об отчете», которая находится ниже списка отправленных сообщений. В открывшемся окне «Передача документа в контролирующий орган»

нажать кнопку «Просмотр и печать» рядом с надписью «Подтверждение спецоператора к отчету»

или «Протокол контроля к отчету». В открывшемся окне «Просмотр и печать» нужно нажать кнопку «Печать» для распечатки подтверждения специализированного оператора связи или протокола контроля с ошибками и кнопку «Заполнить для печати» для распечатки информационного письма в виде удобочитаемого бланка (рис. 2).

Рис. 2. Окно просмотра и печати полученных документов

Для того чтобы вернуться в список отправленных сообщений (извещений) банка, надо нажать кнопку «Перейти в список отправленных документов».

4. Решения о приостановлении (возобновлении) банковских операций Налоговый орган по месту учета налогоплательщика может направлять в банк в электронном виде принятые налоговым органом решение о приостановлении операций или решение об отмене приостановления операций по счетам налогоплательщика. Участниками электронного информационного обмена в этом случае являются:

• Инспекция ФНС России районного или межрайонного уровня, в которой состоит на учете налогоплательщик;

• Управление ФНС России по субъекту РФ, которому подведомствена инспекция;

• Кредитная организация, в которой у налогоплательщика открыт расчетный счет.

Приказом ФНС России от 03.11.2004 года №САЭ-3-24/21@ определен регламент передачи решений, согласно которому:

• после того как решение было принято, ИФНС, не позднее текущего дня, направляет его в банки через региональное УФНС;

• в первую очередь решение получает УФНС и не позднее текущего дня выполняет форматно-логический контроль принятого файла и подписывает ЭЦП уполномоченного лица УФНС;

• в тот же день УФНС отправляет файл в банк, состоящий на налоговом учете по месту своего нахождения в подчиненных налоговых органах;

• при этом обязанность по контролю доставки решения до банка возлагается на УФНС;

• после получения решения о приостановлении (об отмене приостановления) операций, банк должен расписаться в получении решения (рис. 3), принять его к исполнению, а подписанное решение передать обратно в УФНС.

Рис. 3. Получение и подпись решения

Доступ к реестру полученных решений о приостановлении (возобновлении) операций по счетам осуществляется через пункт «Банковские счета - Решения о приостановлении операций»

основного меню системы. Работа с данным реестром аналогична работе со списком отправленных сообщений (извещений) банка. Дополнительной функциональной возможностью при работе с менеджером полученных решений является возможность массовой выгрузки полученных решений в папку на рабочем месте пользователя, для их последующей автоматизированной обработки.

Для того, чтобы осуществить массовую выгрузку решений, необходимо в списке решений выделить клавишей [Insert] список требуемых для сохранения решений. Далее по кнопке «Сохранить в папку» открывается окно «Сохранение выбранных документов в папку», в котором происходит расшифровка и сохранение данных. Здесь следует выбрать целевую папку с помощью